По аналогии со структурой научно-технической информации органы патентной информации строятся по трехступенчатой системе: головная организация, отраслевые органы, соответствующие отделы или группы на предприятиях и в институтах. Руководство их деятельностью осуществляет Ведомство по делам изобретений и патентов ГДР, выполняющее функции головного органа. Наиболее полный патентный фонд, дающий представление о состоянии науки и техники во всех отраслях мирового хозяйства, создан в библиотеке ведомства.

В ее фондах насчитывается более 6,5 млн. описаний изобретений 25 стран мира. В библиотеку поступают патентные бюллетени 34 стран.

Функции так называемых областных, или региональных фондов выполняют собрания шести университетских научно-технических библиотек. Однако их использование является недостаточным, так как они укомплектованы только описаниями изобретений и ГДР. Исключение составляет лишь библиотека Дрезденского технического университета, которая располагает также западногерманским патентным фондом.

Отраслевые патентные фонды создаются в отраслевых центрах информации, в головных организациях и на предприятиях. Вследствие особенностей структуры объединений народных предприятий (VVB) важнейшей особенностью организации патентных фондов в ГДР является построение их по отраслевому признаку.

Большие задачи по комплектованию патентных фондов возложены на головные информационные органы объединений народных предприятий, состоящих, как правило, из нескольких производственных групп. Головное предприятие осуществляет руководство и оказывает помощь всем подведомственным предприятиям в использовании патентной литературы при планировании и обработке результатов исследований.

Здесь создается патентный фонд, который комплектуется текущими поступлениями ГДР и зарубежных стран в соответствии с научно-техническим профилем объединения. Головное предприятие проводит также (за определенную плату) поиск по заказам отдельных предприятий, в которых создание полных патентных фондов экономически нецелесообразно.

Органы патентной информации институтов и предприятий ГДР осуществляют свою деятельность в тесном контакте с общественными организациями и прежде всего с заводскими и отраслевыми бюро изобретателей и рационализаторов. Информационными органами используются различные формы обеспечения работников отрасли новейшей научно-технической информацией, издаются специальные бюллетени, картотеки рефератов патентов, создаются специальные рабочие группы по развитию и совершенствованию методов патентной информации. При всем разнообразии форм работа по комплектованию и обработке патентных фондов проводится с учетом объема технико-экономических задач предприятий и специфики отдельных отраслей народного хозяйства.

Основную деятельность по комплектованию, обработке и использованию патентной литературы проводит Ведомство по делам изобретений и патентов. Осуществляя обработку центрального патентного фонда, ведомство создает справочно-поисковый аппарат для проведения патентного поиска на предприятиях и в научно-исследовательских институтах страны. Основными вспомогательными средствами для изучения полных описаний, изобретений, а также ознакомления со всеми теоретическими и практическими вопросами, связанными с патентным делом, являются издания ведомства: — официальные сообщения ведомства («Bekanntmachungen des Amtes fur Erfindungs — und Patentwesen der DDR»); — журнал по теории и практике изобретательской деятельности «Der Neuerer»; — патентная картотека («Patentkartei»), в которой помимо библиографических данных приводится также первый пункт формулы и чертежи патентов, выданных в ГДР; — полугодовой указатель патентов («Halbjahresverzeichnis»), выпускаемый в приложении к ведомственнему бюллетеню.

В ведомстве по изобретательству ГДР большое внимание уделяется рационализации поиска патентной документации. В этих целях в 1965 году патентным ведомством и Центральным институтом информации и документации было подписано соглашение об организации центра информации и документации по созданию теоретических и практических предпосылок для эффективного использования патентной документации. Были определены следующие задачи центра: — методическое руководство деятельностью в области патентной документации и ее координация ГДР; — проведение специальных исследований в рамках сотрудничества с другими отечественными и международными организациями, в частности, со странами-членами СЭВ; — подготовка библиографической сигнальной информации; — Осуществление поиска патентной документации в перспективных областях науки и техники; — проведение поиска в фондах промышленных образцов и товарных знаков; — выдача оригинальных патентных материалов по запросам.

Для проведения поиска ведомство по изобретательству заключает договоры с соответствующими предприятиями и институтами по разработке «систем понятий». При этом большое значение придается качеству составляемых таблиц для повышения которого используются материальные стимулы.

Первоначально разрабатываемые «системы понятий» относились к узким областям техники. После накопления определенного опыта, стали проводиться разработки «систем понятий» для более крупных технических областей. Эти поисковые системы аналогичны выпускаемым ЦНИИПИ табуляграммам.

В 1967 году в центре имелись 22 «системы понятий», опробованные на практике. Они охватывают 22 тыс. обработанных патентов.

Другие системы находятся на контроле или доработке. К концу 1969 года предполагается создать системы, охватывающие 107 специальных областей техники и содержащие 106 тыс. обработанных описаний изобретений.