Под документацией, как правило, понимается совокупность документов, которые могут быть использованы для информации. За рубежом широко распространено иное толкование этого термина. Так, в уставе Международной федерации по документации (МФД) записано, что «документация — это сбор и хранение, классификация и подбор, распространение и использование всех видов информации». В данном случае под «документацией» подразумевается понятие, аналогичное принятому у нас понятию «информационная деятельность» или в более узком смысле — «обработка документов».

В настоящем учебном пособии под документацией понимается только совокупность документов (первичных или вторичных). Первичные научные документы — это «документы, непосредственно фиксирующие содержание и результаты научно-исследовательской и опытно-конструкторской деятельности. Вторичными научными документами называются документы, представляющие собой конечные результаты аналитико-синтетической переработки первичных научных документов» (Л2-12). Исходя из этого определения, можно заключить применительно к изобретению, что в случаях, когда оно создано в процессе проведения научно-исследовательских работ, в качестве первичных документов следует рассматривать только отчеты, отчетно-проектную документацию по проведенным научно-исследовательским и проектно-конструкторским работам, а описание изобретения, прилагаемое к заявке, и тем более к патенту, считать вторичными документами.

Однако на практике описания, прилагаемые к заявке и к патенту (авторскому свидетельству), считаются первичными документами, так как их появлению предшествует дополнительная исследовательская работа, связанная с определением границ изобретения и объема прав, вытекающих из указанных документов. Кроме того, в большинстве стран заявочные материалы сохраняются в секрете и не публикуются. К первичным научным документам относятся также выдержки и извлечения из описаний изобретений к заявкам — и патентам, публикуемые в официальных бюллетенях патентных ведомств (например, формула изобретения в бюллетене «Открытия, изобретения, промышленные образцы, товарные знаки» — выдержка из формулы изобретения в бюллетене «Official Gazette — США; формула изобретения из описания к заявке в журнале «Auszuge aus den Patentanmeldungen — ФРГ; резюме из описания изобретения в официальном бюллетене Франции и т. д.). Вместе с тем, библиографическое описание не может быть признано первичным документом, так как в соответствии с существующими положениями оно не должно раскрывать отличительных особенностей изобретения.

К вторичным научным документам принято относить также аннотации, рефераты (не являющиеся частью документа), обзоры и т. п..