Термин «библиографическое описание» многозначен. Прежде всего под ним подразумевается некоторый необходимый минимум сведений о документе, выраженных словесно и расположенных в строго установленном порядке. В этом смысле библиографическое описание служит основой для составления библиотечных каталогов, библиографических карточек и указаний, оно является неотъемлемой частью вторичных документов: аннотаций, рефератов, обзоров и т. п. Библиографическое описание выполняет две основные функции: адресную и сигнальную. Первое возможно благодаря тому что описание содержит необходимые сведения для поиска ц отождествления определенных научных документов по их основным библиографическим признакам.

Сигнальная функция библиографического описания заключается в том, что оно может использоваться в качестве средства оповещения о появлении документа, имеющего определенное научное содержание (Л 1-3). Библиографическое описание представляет собой одну из основных форм отображения информационного содержания документа. Уступая по объему содержащейся в нем информации некоторым другим формам — например, реферативной информации — библиографическое описание обладает и бесспорными преимуществами.

Это, например, возможность широкого охвата патентной документации при сравнительно низких затратах квалифицированного труда. Такое преимущество создает благоприятные условия для механизации и автоматизации процессов выпуска библиографической информации. Одной из основных особенностей библиографического описания патента является то, что оно, как правило, значительно более насыщено информационными данными, чем библиографическое описание любого другого рода.

Оно содержит, например, такие специфические данные, как регистрационные номера патента и заявки; сведения не только об авторе, но и о патентообладателе; различные даты, отображающие этапы рассмотрения и регистрации изобретения; указания о патентовании одного и того же изобретения в разных странах; индексы одной или нескольких классификаций и т. д. Кроме того, библиографическое описание патента приобретает особое значение в связи с правовым характером патентной документации. Именно в библиографическом описании содержатся основные сведения, необходимые при проведении специфических патентно-правовых видов поиска: для определения патентных прав, выявления аналогов и нахождения других данных, необходимых в процессе патентной экспертизы.

Библиографическое описание является также одним из видов аналитико-синтетической переработки документов. Составление библиографического описания документа — очень ответственный и трудоемкий процесс, так как описание должно точно и полно отражать содержание и форму документа и обеспечивать возможность безошибочной и быстрой его идентификации. Для правильного составления библиографического описания патента необходимо пользоваться действующими правилами и инструкциями создана система каталогизационных инструкций, которые называются «Едиными правилами описания произведений печати для библиотечных каталогов».

Согласно этим правилам, источником описания является библиографическая часть издания (описания изобретения). Над описанием указывается фамилия владельца авторского свидетельства или патента; если им является учреждение, на месте фамилии над описанием помещается наименование этого учреждения или организации. В тех случаях, когда наряду, с владельцем документа даны фамилии действительных изобретателей, они указываются в примечании.

Как уже упоминалось, библиографическая информация выпускается на карточках в виде сборников или бюллетеней. В последнее время библиографические сведения публикуются чаще всего в виде библиографических бюллетеней.

Образцами таких изданий являются материалы, выпускаемые ЦНИИПИ, фирмой «Interpas» (Нидерланды) и другими организациями. Преимуществом библиографических бюллетеней по сравнению с карточками являются их компактность, удобство обработки и размножения материалов, и в результате более высокая оперативость информации.

Существуют различия в оформлении описания на каталожной карточке и в библиографическом бюллетене. В отличие от каталожной карточки, где соблюдается определенный порядок расположения элементов описания, позволяющий выделять каждый элемент и облегчающий работу с каталогами, в библиографическом бюллетене все элементы следуют один за другим.

Необходимость особого выделения элементов описания здесь отсутствует; в отличие от карточного каталога, где описания могут упорядочиваться по различным элементам, в библиографическом бюллетене обычно применяется только один принцип упорядочения описаний. Для поиска сведений о данном документе по другим признакам служат вспомогательные указатели, например алфавитно-именные.

Особую проблему представляет подготовка зарубежной библиографической информации, которая усложняется из-за различий в исходных библиографических данных, поступающих из разных стран. Эти различия касаются состава библиографических описаний, последовательности расположения элементов библиографического описания, принципов упорядочения библиографических з зарубежных бюллетенях и т. д. В составе библиографических описаний можно выделить основные элементы, характерные для описаний патентов всех или почти всех стран. Сюда, например, относятся номер патента, дата подачи заявки, дата выдачи патента, фамилия изобретателя и наименование патентообладателя, классификационный индекс, название изобретения и ряд других сведений.

Вместе с тем имеются элементы, которые характерны только для какой-то одной страны или группы стран и отражают специфику той или иной патентной системы. Например, в описаниях патентов ФРГ, выданных иностранным заявителям, указывается адрес патентного представительства; в описаниях ГДР — вид патента (экономический, исключительного права); в Чехословакии, Австрии и некоторых других странах — профессия и ученая степень изобретателя.

Последовательность расположения элементов библиографического описания может быть различной. Фактически она специфична почти для каждой страны, и здесь можно вывести лишь некоторую статистическую закономерность. Зарубежные бюллетени различаются также по принципу упорядочения библиографических описаний.

Основными являются два способа: по порядку возрастания номеров патентов и в соответствии с принятой в данной стране системой классификации. Последний принцип упорядочения описаний предполагает возможность использования схем, число которых равно числу применяемых патентных классификаций. Для облегчения обработки зарубежной патентной документации большое значение имеет международная унификация принципов библиографического описания.

Поскольку единого стандарта библиографического описания пока нет, необходимо изыскивать другие способы облегчения обработки зарубежной патентной документации. Так, Комитет по международному сотрудничеству патентных ведомств в области информационного поиска (ICIREPAT) разработал единую методику идентификации элементов библиографического описания вне зависимости от языка, на котором оно составлено, а также от состава и последовательности элементов, определяемых действующей в той или иной стране патентной системой. В основе методики лежит перечень элементов библиографического описания с приписанным каждому элементу индексом в виде двузначного числа.

В предложенной системе индексирования используется принцип десятичной классификации: основные категории элементов библиографического описания получают индексы 10, 20, 30 и т. д. Выделено семь основных категорий: Рекомендуется проставлять индекс в скобках непосредственно перед соответствующим элементом описания. Причем даются индексы только тех элементов, которые содержатся в данном описании.

Индексы отсутствующих элементов не указываются и место для них не резервируется. Если для какого-либо элемента не предусмотрено специального индекса, его следует пометить индексом категории, в которой он относится (то есть родовым индексом).